Neste artigo você encontrará uma série de conselhos que te ajudarão a identificar e prevenir fraudes dentro de sua organização.
Comecemos com a seguinte dinâmica. Só levará uns minutos.
Primeiro, pense na rotina diária dos distintos setores de sua empresa e se pergunte: “Vocês podem garantir que os links que ingressam pelo computador de trabalho são confiáveis?”, “Apagam o spam de seu email empresarial com frequência?”, “Os colaboradores da organização recebem capacitações constantes sobre prevenção de fraudes ou outras irregularidades?”, ou semelhantes. Pode ser criativo.
Segundo, escreva numa folha de papel as que considerar relevantes e responda nessa mesma folha ou onde estiver anotando.
Por último, reflita a respeito e se faça uma última pergunta: Você acredita que você, ou a empresa à qual pertence, tem uma baixa, média ou alta probabilidade de ser vítima de fraude?
Se sua resposta for alta, este artigo servirá para complementar os protocolos já existentes dentro de sua organização. Por outro lado, se sua resposta for média ou baixa, estes conselhos serão muito úteis para começar a diminuir essa margem de risco.
Agora sim, vamos começar!
7 dicas para prevenir fraudes em sua organização
As fraudes são ações premeditadas e intencionais que têm a finalidade de enganar ou prejudicar para obter um benefício de forma ilícita. Ou seja, é um ato desonesto que tem como objetivo adquirir dinheiro, bens ou serviços sem o consentimento legal do outro.
Existem numerosas formas para prevenir este tipo de ação. A continuação, detalhamos algumas delas:
1. Estabeleça um manual de ética
Implementar políticas que descrevam o comportamento esperado por parte dos colaboradores é um primeiro grande passo para prevenir fraudes. Desta forma cada membro da empresa saberá o que se espera deles e, por outro lado, como deveriam agir no caso de presenciar um fato que esteja em contra de dito regulamento.
Vale esclarecer que se deve garantir que todos os colaboradores tenham acesso a este para que possam recorrer a ele cada vez que quiserem.
2. Realize auditorias internas regularmente
As auditorias internas são fundamentais para detectar e prevenir fraudes. É recomendável realizá-las periodicamente e que os relatórios sejam revisados por uma equipe independente. Também é importante levar adiante procedimentos de controle interno que sejam repentinos dado que isso gerará um ambiente de controle muito mais robusto.
Na Resguarda contamos com serviços de auditoria e compliance que permitem que a tendência à fraude diminua, e ao mesmo tempo que se receba um assessoramento personalizado com soluções integrais.
3. Fomente uma cultura de transparência
Promova um ambiente de trabalho baseado na transparência e comunicação aberta. Os colaboradores devem se sentir confortáveis, seguros e protegidos na hora de relatar uma ação suspeita sem medo de represálias.
4. Capacite seus colaboradores
Uma capacitação contínua sobre as novas práticas fraudulentas a todos os colaboradores, reduzirá notavelmente as probabilidades de ser estafado. Por isso, recomendamos que você ofereça seminários ou oficinas de forma periódica para manter os membros da organização informados.
Neste caso, a Resguarda também oferece um programa de treinamento para que seus colaboradores estejam atualizados com as novas tendências de compliance e ética empresarial.
5. Utilize a tecnologia a seu favor
Aproveite a inovação tecnológica para prevenir a fraude ou qualquer irregularidade. Pode contratar ferramentas ou sistemas que lhe permitam monitorar e identificar padrões de conduta suspeitos.
6. Contrate uma linha ética para prevenir fraudes
Uma linha ética permitirá criar um ambiente de trabalho que fortaleça o que está estabelecido no manual de ética, porque dará ferramentas para que o colaborador denuncie de forma segura a qualquer atitude suspeita ou, diretamente, um ato ilícito por parte de outro membro da organização.
O canal de denúncias que a Resguarda oferece é uma grande forma para prevenir, detectar e abordar as fraudes dentro de uma organização, porque garante confidencialidade ao denunciante e efetividade na gestão das mesmas.
7. Realize avaliações de risco de forma periódica
Avalie de forma regular os riscos de fraude na sua organização. Se identificar as áreas vulneráveis, pode desenvolver estratégias preventivas e, portanto, converter essa “zona de risco” em uma oportunidade de melhora.
Pronto, aqui estão os conselhos sobre prevenção de riscos. Agora é com você.
Na Resguarda temos várias opções que serão muito úteis para começar a prevenir, detectar e abordar as fraudes.
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