En este artículo encontrará una serie de consejos que le ayudarán a identificar y prevenir fraudes dentro de su organización.
Iniciemos con la siguiente dinámica. Solo le tomará unos minutos.
Primero, piense en la rutina diaria de los distintos sectores de su empresa y pregúntese: “¿Se aseguran que los enlaces a los que ingresan desde la computadora del trabajo sean fiables?”, “¿Borran con frecuencia el spam de su email empresarial?”, “¿Los colaboradores de la organización reciben capacitaciones constantes sobre prevención de fraudes u otras irregularidades?”, o semejantes. Puede ser creativo.
Segundo, escriba en un papel las que considere relevantes y respóndalas en esa misma hoja o donde esté anotando.
Por último, reflexione al respecto y hágase una última pregunta: ¿cree que usted, o la empresa a la que pertenece, tiene una baja, media o alta probabilidad de ser víctima de fraude?
Si su respuesta es alta, este artículo le servirá para complementar los protocolos ya existentes dentro de su organización. En cambio, si su respuesta es media o baja, estos consejos le serán de gran utilidad para empezar a disminuir ese margen de riesgo.
Ahora sí, ¡comencemos!
7 tips para prevenir fraudes en su organización
Los fraudes son acciones premeditadas e intencionadas que tienen la finalidad de engañar o perjudicar para obtener un beneficio de forma ilícita. Es decir, es un acto deshonesto que busca adquirir dinero, bienes o servicios sin el consentimiento legal del otro.
Existen numerosas formas para prevenir este tipo de accionar. A continuación, le detallamos algunas de ellas:
1. Establezca un manual de ética
Implementar políticas que describan el comportamiento deseado por parte de los colaboradores es un primer gran paso para prevenir fraudes. De esta forma cada miembro de la empresa sabrá qué se espera de ellos y, a su vez, cómo deberían actuar en caso de presenciar un hecho que vaya en contra de dicho reglamento.
Vale aclarar que se debe asegurar que todos los colaboradores tengan acceso a este para que puedan recurrir cada vez que lo deseen.
2. Realice auditorías internas regulares y de manera sorpresiva
Las auditorías internas son fundamentales para detectar y prevenir fraudes. Se recomienda realizarlas periódicamente y que los informes sean revisados por un equipo independiente. También es importante llevar adelante procedimientos de control interno que sean sorpresivos dado que eso generará un ambiente de control mucho mas robusto.
En Resguarda contamos con servicios de compliance e investigaciones que le permitirán reducir la tendencia al fraude y, a su vez, recibir un asesoramiento personalizado con soluciones integrales.
3. Fomente una cultura de transparencia
Promueva un ambiente laboral fundado en la transparencia y comunicación abierta. Los colaboradores deben sentirse cómodos, seguros y protegidos al momento de reportar un accionar sospechoso sin miedo a represalias.
4. Capacite a sus colaboradores
Una capacitación continua sobre las nuevas prácticas fraudulentas a todos los colaboradores reducirá notablemente las probabilidades de ser estafado. Por ello, le recomendamos ofrecer seminarios o talleres periódicamente para mantener informados a los miembros de la organización.
En este caso, Resguarda también le ofrece un programa de entrenamiento para que sus colaboradores estén actualizados con las nuevas tendencias de compliance y ética empresarial.
5. Utilice la tecnología a su favor
Aproveche la innovación tecnológica para prevenir el fraude o cualquier irregularidad. Puede contratar herramientas o sistemas que le permitan monitorear e identificar patrones de conducta sospechosos.
6. Contrate una línea ética para prevenir fraudes
Una línea ética le permitirá crear un ambiente de trabajo que fortalezca lo establecido en el manual de ética, porque el colaborador podrá denunciar de forma segura cualquier actitud sospechosa o, directamente, un acto ilícito por parte de otro miembro de la organización.
El canal de denuncias que ofrece Resguarda es una gran forma para prevenir, detectar y abordar los fraudes dentro de una organización, porque le garantiza confidencialidad al denunciante y efectividad en la gestión de los mismos.
7. Realice evaluaciones de riesgo de forma periódica
Evalúe de forma regular los riesgo de fraude en su organización. Si identifica las áreas vulnerables, puede desarrollar estrategias preventivas y, por ende, convertir esa “zona de riesgo” en una oportunidad de mejora.
Listo, hasta aquí los consejos sobre prevención de riesgos. Ahora le toca a usted.
En Resguarda tenemos varias opciones que le serán de gran utilidad para comenzar a prevenir, detectar y abordar los fraudes.
¿Qué espera para consultar por los servicios de Resguarda?
